Microsoft® Outlook Signaturen in Exchange global verteilen

Microsoft Outlook ist eines der meist genutzen eMail-Programme und bietet eine Menge nützlicher Optionen zum Erstellen von eMails. Eine dieser Funktionen ist das automatische Einfügen von sog. Signaturen in eine neue eMail.

Verwalten lassen sich diese Signaturen mit dem Signaturen-Editor, den man über das Menü Extras - Optionen und dort über den Karteireiter E-Mail-Format und die Schaltfläche Signaturen. Im Optionen-Dialog kann man zudem festlegen, zumindest in Outlook 2003 und höher, für welches eMail-Konto welche Signatur eingefügt werden soll.

Alles so weit so gut. Das Ganze hat aber ein paar Haken. Der erste und gravierendste ist, dass der Signaturen-Editor zwar ein paar Formatierungen beherrscht (Schriftart, Schriftgöße, Schriftfarbe, Ausrichtung und Aufzählungszeichen), aber aus dem eingegebenen Text immer 3 unterschiedliche Signaturen für die in Outlook verfügbaren eMail-Formate HTM, RTF (Rich Text Format) und TXT erzeugt und somit mitnichten das ganze Potential dieser Formate ausschöpft. Problematisch sind auch die Ergebnisse selbst. So erzeugt der Editor unter Umständen invalides HTML und aufgeblähtes RTF.